Handleiding voorbereiding Ecstatic Dance door vrijwilligers:

Tijdsduur/tijden:
Afhankelijk van hoe druk het wordt, hebben we verschillende aanvangstijden en tijdsduur.

• Vrijdagavond: 18:00 aanwezig. Opbouwen is een uur.
• Zaterdagavond: 17:45 aanwezig: opbouwen is ruim een uur.
• Specials: 16:00 aanwezig: opbouwen is een hele middag. Vanaf 18:00 uur is er potluck, en de voorbereiding gaat met een ander draaiboek dat dit.
• DJ: wordt om 19:00 uiterlijk verwacht.
• Vrijwilligers en DJ’s eten thuis, of nemen iets zelf mee. Behalve bij potlucks (specials/ceremonies)
• Vrijwilligers die van ver komen kunnen blijven slapen in de zaal
• Opruimtijden: vrijdag om 23:15, zaterdag om 00:00 en op specials om: 01:00 uur. We ruimen al eerder op wat kan, zonder te storen (bijvoorbeeld vuile kopjes van mensen die al weg zijn, lege schalen afwassen etc)

Zaal: klaarmaken
• Rode doeken in twee samengebonden “zuilen”.
• Tafel precies ertussen, met oranje kleed erover. Boeddha in het midden.
• Lampje erop of op de basbox ernaast , met de sterrenhemel. Lampje, Snoer en afstandsbediening liggen op de schuine kast.
• Kaarsjes, elektrisch. Als je aankomt even checken of ze opgeladen zijn, anders een setje pakken uit de rechterlade (rode bak) in de open witte hokjeskast.
• Kaarsjes (nooit van vuur!!!) in de houders doen in de vensterbank, op de piano (het altaar) en naast de Boeddha. Doe er ook 6 in de toiletten (2 per toilet en 2 voor de wasbak) en daar het gordijntje dicht.
• Vloer swifferen en indien nodig dweilen.
• Klaarzetten: twee tafels voor thee en water.
• Zitzakken netjes leggen
• Lichtjes op de vloer aandoen
• 3 judomatten en oranjedoek erop doen (ligt in de open witte vakjes kast, linker lade) en witte schapen kussens erop. (uit de kast met matrasjes)
• Cv op 2 zetten overal
• Eventueel toch eerst luchten
• Lichtschakelaars aan in de schuine kast (2 stekkerblokken), dan werkt de ventilator op de wand van die kast.
• Ventilator zachtjes aan zetten en gordijnen van de kast met matrassen op een kier (anders doet hij het niet).
• Hangmat ophangen: optioneel. Trap staat in de hal bij de wasmachine. Hangmat ligt in de kast met matrasjes

Ramen open of dicht:
• Tijdens dans kan raam naar binnenplaats open + eventueel een ventilator erin.
• Verder kunnen de onderste ramen open , die grenzen aan de achterwand (waar de dj boot staat). NIET de bovenramen open!!! Dat geeft geluidsoverlast naar de buurt.
• Doe aan het einde als de nummers trager worden de ramen dicht en de cv weer beetje aan, zodat we zachtjes landen..

Uitleg stereo installatie:
We hebben een woofer (bas box), twee boxen en een mixer (pioneer). De aan/uit knop van de mixer zit rechts aan de achterzijde.
Er hangen twee kabels uit: voor telefoon/laptop (witte minijack, kanaal 2)en een usb kabel (kanaal 1). Check voor geluid of kanaal 1 op usb staat en kanaal 2 op line. (dus niet op phono, want dan werkt het niet). Check ook of de boxen aanstaan, die zitten in het linker schakelblok in de schuine kast. Doe boxen altijd als laatste aan en als eerste uit. En zorg dat volumeknoppen dicht staan als je versterker aan en uit doet!!!!!!
Met schuifjes onderaan het kanaal bedien je volume. Er is ook een mastervolume knop rechts bovenaan.
De DJ plugt meestal zelf iets in voor zijn console. Stopcontacten hangen onder de DJ tafel, links en rechts. Check of deze aangesloten zijn. Soms moet je een haspel uit de schuine kast uitrollen en aan de DJ tafel hangen, daar zitten haken. Daar kun je ook de sterrenhemel op aansluiten.
Soms wil de DJ de stekkers van de boxen eruit halen voor geluid, dat is ook prima.

Thee/water/hapjes:
Waar?
• Theekannen, waterkannen: De gewone kannen staan in de kast met glazen deuren in de gang. De grotere kannen en waterkoker staan bovenop die kast.
• Kommetjes: in de zwarte servieskast op wielen in dezelfde gang, waar planken, messen en kommen in staan.

Hoeveel?

We maken voor groepen tot 16 mensen ongeveer:
• 1 grote kan met gemberthee, vers. Die vullen we telkens bij met water van de 1,5 liter waterkoker op de koelkast. En:
• 1 kan met heet water. Daarnaast leggen we theezakjes in een kommetje.
• De 1 liter kannen voor water, een stuk of 2

Bij groepen vanaf 16 personen:
• Daarvoor gebruiken we de grote pot met twee kraantjes voor verse gemberthee. Met als waterkoker de grote 2,5 liter koker. En:
• De grootste waterkan met ijzeren kraantje en metalen houder. Ook staan er waterkannen met kranen in en op de kast. Daar zijn ook twee metalen houders voor.
• Eventueel bij specials ook een 1,5 liter kan met kraantje voor limonade.
Munt/citroen/citroenverveine en eventueel ijsblokjes in het water doen:
In de gang staat bij het raam naar de binnenplaats een citroenverveine plant om in het water te doen. Of er liggen citroenen op de fruitschaal of in de groentenla.
Vaak is er ook munt (in het seizoen groeit dat in bakken op de binnenplaats en achter HW10). Soms in de koelkast: vraag er naar. Ijsblokjes zie vriezer.
Hapjes:
In de gang staat een koelkast, waarin fruit en hummus etc zit.
Hapjes Tijdens en na de de dans:
• een kommetje met fruit
• een kom met chocolade of nootjes (vaak ligt er wel iets in de koelkast of er is gedroogd fruit, noten of chocolade in voorraad).
• Op zaterdag is er na afloop: hummus met groenten en crackers, vaak ook extra fruit. Die staan klaar of vraag er even naar. Snijd de groenten (en extra fruit) een half uurtje voor het einde van de set.

Spaceholding en ceremonie:
Ceremonies:
• 15 minuten voor aanvang doen we een korte ceremonie voor de energie in de zaal met het hele team. Zorg dus dat je dan klaar bent..
• Janine, Mark of DJ doen meestal de openings en sluitingsceremonie.

Vooraf bij aanvang vertellen:
We vertellen dat mensen op blote voeten, soms op speciale binnenschoenen of sokken dansen. Geen alcohol en drugs gebruiken en niet praten tijdens de dans. Dit zegt de ceremonieleider meestal.

Spaceholding:
Het handhaven van het niet-praten is een taak voor de vrijwilligers: help elkaar op zachte wijze om de dansvloer stil te houden.
In de gang mag zachtjes gefluisterd worden of ze kunnen in de lounge gaan zitten. Ook als in de gang luid gepraat wordt svp ingrijpen, want dat stoort ontzettend in de zaal.
Verder valt onder spaceholding dat als mensen grenzen aangeven dat die worden gerespecteerd. Als je iets ziet, kom dan eventueel eerst even naar Mark of Janine toe.
Ook kun je laten merken dat je er bent, door oogcontact aan degene die er last van heeft. Dan merk je vanzelf wel of je nodig bent of niet.
Bij specials is er een tweede – aansluitende- set muziek. Dan mag er wel in de zaal gepraat worden. Bij de eerste uitdrukkelijk niet.

Deurbeleid:
Matje tussen de deur en bord buiten zetten:
De deur gaat open vanaf half 8. Dan staat er zo mogelijk iemand bij de kassa. We starten om 2000 met de ceremonie. De vrijwlliger kan dan eventueel mee naar binnen en wordt afgelost door een tweede vrijwilliger bij de kassa. Vaak doen we al eerder dan half 8 open, dan doe je een matje tussen de deur. Zet ook het Ecstatic Dance bord met lichtjes er omheen buiten neer.

Deur sluiten en open doen, bel:
Om 2030 , uiterlijk 2045 gaat de deur dicht. (vergeet dat niet!!!) Aanbellen kan. Hoor je één deurbel, dan is er mogelijk iemand aan de voorzijde van het gebouw, ren er dan even heen en doe daar open. En leg uit hoe het werkt. Hoor je een dubbele bel, dan is er iemand aan de achterzijde van het gebouw, die te laat is (of de deur is dichtgevallen). Maak diegene even wegwijs en controleer kaartje etc.

Wegwijs maken:
Als mensen binnen komen, wijs ze even de weg naar jas en schoenen en zorg ervoor dat het daar netjes blijft zodat we niet struikelen over schoenen en tassen. Alles achter de gordijnen. Doe dat ook tussentijds…

WC’s:
• Die maken vrijwilligers vooraf schoon en na afloop, vaak is het even een lapje over de wasbak en pot en de prullenbakken legen. Maar soms moet het uitgebreider en ook de vloer. Kijk met goed licht..
• Er staan schoonmaak spullen in de toiletruimte.
• Wc papier en handenpapier om de hoek in de gang in houten kastje.
• Zakjes en afvalzakken in de lades van houtenkastje of in de doucheruimte in houten karretje.
• Ook kleine handdoeken daar.

Opruimen:
• Ruim alles op. Kopjes van de tafels.
• Judomatten achter de gordijnen, achterwand.
• Kussens in de kast met matrasjes ,
• de dj tafel opzijschuiven richting halfronde muur..
• Zet de mixer in de schuine kast etc.
• Haal de hangmat weg.
• Na afloop de zaal swifferen en dweilen.
• Schoonmaak middelen en swiffer is in de doucheruimte (waar aanrecht is met mozaïek). We gebruiken andy of ammonia voor de vloer. Onderste bak. Doekjes en dweilen bak erboven. Swiffer doekjes, links naast de bakken. Alles in houten karretje onder aanrecht.
• Afwassen, afdrogen èn opbergen van de vaat: theedoeken in het karretje, bovenop.. Kannen uitspoelen etc.